Word y Excel הם שניים מהיישומים הנפוצים ביותר של של Microsoft Office לכתיבת קבצים והידור והכנת נתונים וגרפים. מאז הקמתו בשנות ה-80, היו חברות רבות שיצרו גרסאות דומות על בסיס שני המודלים הללו בשל התועלת הרבה שלהן מבחינת נתונים וניהול קבצים. מדובר בכלים שרובם המכריע של האנשים שמשתמשים תדיר במחשב יודעים לטפל ולהשתמש בהם, במידה רבה או פחותה. יתר על כן, הם קיימים כמעט בכל החברות שיש להן פורמט דיגיטלי.
אין ספק שיש הבדלים בין השניים מאז, בעוד Word הוא יישום לכתיבה ויצירה של מסמכי טקסט, Excel משמש בעיקר ליצירת טבלאות, גרפים, כמו גם עיבוד חשבונות וביצוע חישובים מתמטיים.. למרות שכרגע לשניהם יש פונקציות הרבה יותר מתקדמות מאשר בגרסה המקורית שלהם, כך שתוכל להפיק את המרב מהקבצים שלך. במאמר זה נראה לך איך אתה יכול המרת קבצים בפורמט וורד לאקסל כך שתוכל להעביר נתונים וגרפים בצורה הרבה יותר פשוטה במקום ליצור מסמך מאפס. אם אתה מעוניין בכך, הישאר לקרוא איתנו ואנו ניתן לך כמה טיפים להפיק את המרב מהיישומים הללו.
המרת וורד לאקסל
ישנן מספר דרכים להעביר נתונים מפורמט Word לגיליון אלקטרוני של Excel. עם זאת, בהתאם לסוג המסמך שברצונכם להמיר וכיצד תרצו שיופיע סוף סוף בגיליון האקסל שלכם, חשוב שתבחרו באפשרות המקלה עליכם את העבודה הזו. כדי לעזור לך במשימה זו, להלן נציג את השיטות העיקריות להמרת קבצי Word שלך ל-Excel.
ייבוא נתונים
אחת הדרכים המהירות והשימושיות ביותר שיש לנו להמיר מסמכי טקסט לפורמט גיליון אלקטרוני היא לייבא נתונים ישירות מקובץ ה-Word שלנו. זהו הליך שמעט מאוד אנשים יודעים עליו, אבל זה ללא ספק ייעל את זמן העבודה שלך למקסימום אם אתה בדרך כלל מבצע פעולות אלה לעתים קרובות. אנו מראים לך צעד אחר צעד איך אתה יכול לעשות את זה בצורה מאוד פשוטה.
- פתח את מסמך הוורד שברצוננו להמיר ולחצו על האפשרות «ארכיון«. לאחר מכן בחר באפשרות « מהתפריט הנפתחיצוא«. כאן נצטרך ללחוץ על «שנה סוג קובץ» ובחר «טקסט רגיל".
- ברגע שהמסמך שלנו יישמר כטקסט רגיל נצטרך לעשות זאת לפתוח קובץ אקסל שבו אנו רוצים להכניס את הטקסט הזה.
- אנו בוחרים בתפריט העליון «Datos«, ואנחנו לוחצים על «קבל נתונים > מטקסט/CSV" בפינה השמאלית העליונה.
- כאן נצטרך לחפש את קובץ ה-Word ששמרנו בעבר כטקסט רגיל וללחוץ עליו «כדי לייבא» כך שהוא יהפוך לגיליון האלקטרוני.
- לפני המרת הקובץ תופיע תצוגה מקדימה של השורות והעמודות כדי שנוכל לערוך את הקובץ לפני שמירתו.
- לאחר השלמת תהליך זה, הטקסט שנכתב ב-Word הופך לטבלה של שורות ועמודות באקסל. מאוחר יותר תוכל לערוך אותו ולהוסיף או להסיר נתונים.
יתכן שבמהלך תהליך זה המידע אינו במקום או אינו מופץ כפי שרצינו, ולכן מעניין לתרגל נוהל זה מספר פעמים כדי להשיג את הנתונים לטעמנו.
המרת פורמט HTML
שיטה נוספת שבה אנו יכולים להשתמש כדי להמיר מסמך טקסט לגיליון אלקטרוני היא באמצעות פורמט .html. אולי זה פשוט יותר מהדרך הקודמת שכן השורות והעמודות ממוקמות ומסודרות היטב. לשם כך נצטרך לבצע את השלבים הבאים.
- הדבר הראשון שנעשה הוא פתח את המסמך Word שאנחנו רוצים להמיר ולבדוק שזה נכון ומסודר.
- ואז מה נהפוך אותו לפורמט אינטרנט, כלומר ב-.html. לשם כך נלחץ על «קובץ > שמור בשם > .html» ואנחנו זוכרים את המיקום שבו שמרנו אותו.
- אנו פותחים את Microsoft Excel ובחר מהתפריט «קובץ> פתח«. כאן עלינו לפתוח את מסמך ה-html ששמרנו קודם לכן.
- ברגע שזה נעשה, ייפתח גיליון אלקטרוני חדש עם המידע הכלול ב- Word הראשון שלנו בפורמט שורות ועמודות.
בפרט, בדרך זו הרבה יותר קל לערוך ואף להוסיף מידע חדש מאשר הוספת הקובץ כטקסט רגיל, שכן המידע פשוט יועתק כאילו כתבת אותו בעצמך.
הכנס אובייקט
Microsoft Excel מציעה את האפשרות של הוסף גרפיקה, תמונות ואפילו מסמכי טקסט ישירות לגיליון האלקטרוני. אלה אינם מופיעים בפורמט רשת, אלא הם מצורפים כאילו זו תמונה כדי להשלים את הגיליון האלקטרוני. בנוסף, מדובר במשימה פשוטה מאוד שכן לא נצטרך להמיר פורמטים או לערוך את הגיליון מאוחר יותר כדי למקם את השורות והעמודות, כך שנחסוך זמן רב. מצד שני, הטקסט שתצרפו בפורמט doc או docx יופיע כתמונת שכבת-על ולא תוכלו לשחק איתו כמו במקרים הקודמים.
- לשם כך תצטרך לעשות זאת שמור את מסמך ה-Word שלך בפורמט doc או docx, כלומר, מכיוון שהוא נשמר כברירת מחדל מהאפליקציה.
- לאחר מכן פתח את הגיליון האלקטרוני של Excel שאליו ברצונך לייבא את פורמט הטקסט.
- בחר מהתפריט העליון «הוסף«. כאן נצטרך ללחוץ על האפשרות «טקסט» בתפריט השמאלי העליון.
- אפשרויות שונות יופיעו ואנחנו בוחרים «אובייקט«. ברגע שזה נעשה אתה יכול בחר את הפורמט שבו שמרת את המסמך שלך טקסט ולאחר מכן בחר אותו בסייר הקבצים. אם אתה מתקשה למצוא את הקובץ, אנו ממליצים לך להמיר אותו ל PDF, שכן לפעמים זה נוטה לגרום לבעיות.
- עם זה יהיה לנו את הקובץ המיובא שלנו ברשת.
העתק והדבק
דרך פשוטה מאוד להמיר קבצי Word שלנו ל-Excel היא העתק את הטקסט שמעניין אותנו והדבק אותו ישירות בשורות ובעמודות שאנו רוצים בגיליון האלקטרוני. ללא ספק זה משהו שכולם יודעים לעשות, אבל גם לוקח הרבה יותר זמן מכל ההליכים שהסברנו לעיל.
לשם כך תוכלו לבחור את הביטויים או המילים שברצונכם להוסיף ולהשתמש בפקודות העתק את «Ctrl + C» y הדבק «Ctrl + V» לייבא אותו אל היעד. אתה יכול גם לעשות זאת על ידי בחירה עם הסמן, עושה לחץ לחיצה ימנית ולחץ על העתק ו/או הדבק. תוכל למצוא מידע נוסף כדי להפיק את המרב מהגליונות האלקטרוניים שלך ב-Excel אצלנו עמוד.